Tugas Individu Laporan Bisnis

A.      Pengertian dan Jenis-jenis Laporan Bisnis

A.1. Pengertian

Perusahaan memerlukan adanya berbagai macam laporan yang harus disusun untuk dapat menyelesaikan operasi kegiatan dengan baik. Apapun posisi Anda, sebagai pelatih manajemen, akuntan, ilmuwan, eksekutif junior, supervisor, wakil direktur atau peneliti, Anda harus membuat sebuah laporan kepada  atasan Anda. Adapun dibuatnya laporan tersebut agar menjadi bahan pertimbangan untuk promosi atau kenaikan gaji Anda. Menurut Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya Effective Bussiness Communications memberikan definisi laporan bisnis sebagai sesuatu yang netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

A.2. Jenis-jenis laporan bisnis

Menurut Fungsinya

Suatu laporan dapat dibedakan apakah untuk memberi informasi atau untuk analisis. Suatu laporan yang bersifat memberi informasi menyajikan fakta fakta dan rangkuman tanpa melakukan analisis, kesimpulan atau rekomendasi. Sedangkan laporan analitikal menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsirkannya kemudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi.

·         Menurut Subjeknya

Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan pada departemen mana suatu laporan itu diperoleh. Contohnya, laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan pembelanjaan, laporan asuransi dan sebagainya.

·         Menurut Formalitasnya

Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Laporan formal sering disebut dengan istilah laporan panjang, biasanya panjangnya lebih dari 10 halaman sedangkan laporan nonformal sering disebut dengan istilah laporan pendek.

·         Menurut Keasliannya

Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela; publik atau swasta. Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaanatau mendapat kuasa dari orang lain atau komite, sedangkan laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif Anda sendiri. Laporan swasta dibuat untuk perusahaan-perusahaan swasta, sedangkan laporan publik dibuat untuk lembaga-lembaga pemerintah, sekolah, rumah sakit dan hal sebagainya.

·         Menurut Frekuensinya

Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar secara berkala atau khusus. Laporan berkala dapat dikeluarkan secara harian, mingguan, bulanan atau tahunan, sedangkan laporan khusus dibuat bila kebutuhan terhadap suatu informasi muncul.

·         Menurut Jenisnya

Menurut jenisnya, suatu laporan dipengaruhi oleh formalista dan panjangnya laporan. Jenis laporan dapar bersifat informal dan formal. Laporan infromal mencakup laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. Laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.

·         Menuru Kegiatan Proyeknya

Terdapat tida jenis laporan, yaitu laporan pendahuluan, laporan perkembangan dan laporan akhir. Laporan pendahuluan mencakup bagaimana suatu proyek disiapkan, hasil yang diharapkan dan bagaimana melakukan pelatihan pegawai. Setelah proyek berlangsung, disusun pula laporan perkembangan secara berkala dan pada saat proyek berakhir, dibuatlah laporan akhir.

B.   Isi Laporan Bisnis

1. Pendahuluan 

Dalam bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain:

a. Pemberi Kuasa adalah orang yang merninta laporan.

b. Layout atau Rencana Presentasi.

c. Masalah biasanya didefinisikan pada awal-awal bab pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan.

d. Maksud penulisan laporan bisnis harus ada dalam bagian pendahuluan.

e. Ruang Lingkup berkaitan dengan batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan bisnis.

f. Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi.

g. Sumber-sumber primer atau sekunder: lisan atau pun tertulis.

h. Latar Belakang dari situasi yang sedang diteliti, jika pembaca perlu mengetahui gambaran dan memahami pokok bahasan.

i. Definisi Istilah perlu dicantumkan, Anda harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang Anda maksudkan.

j. Keterbatasan dalam hal dana, waktu, asisten peneliti, atau data yang tersedia.

k. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu di laporkan di dalam suatu laporan bisnis.

2. Teks

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi teks. Di dalam bagian ini, Anda membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci.

3. Penutup

Bagian penutup berfungsi umuk merangkum laporan secara menyeluruh mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi.

 Adapula cara menyusun tubuh laporan bisnis, yaitu dengan cara deduktif dan induktif. Cara deduktif menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau menjelaskan ide pokok terlebih dahulu. Cara induktif  lebih menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok, kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan.

C.   Cara Membuat Laporan yang Baik

1. Menentukan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup.

2. Menentukan ide atau gagasan.

3. Mengumpulkan sumber-sumber yang dibutuhkan.

4. Analisis dan tafsirkan bahan yang sudah dikumpulkan.

5. Organisasi data dan persiapkan kerangka terakhir.

Sumber : http://darawulandaris.blogspot.co.id/

Tugas Kelompok Komunikasi Bisnis

A.      PENGERTIAN PRESENTASI

Presentasi adalah suatu kegiatan berbicara di hadapan banyak hadirin atau salah satu bentuk komunikasi. Presentasi merupakan kegiatan pengajuan suatu topik, pendapat atau informasi kepada orang lain. Berbeda dengan pidato yang lebih sering dibawakan dalam acara resmi dan acara politik, presentasi lebih sering dibawakan dalam acara bisnis.
Tujuan dari presentasi bermacam-macam, misalnya untuk membujuk (biasanya dibawakan oleh wiraniaga), untuk memberi informasi (biasanya oleh seorang pakar), atau untuk meyakinkan (biasanya dibawakan oleh seseorang yang ingin membantah pendapat tertentu).

B.      PERSIAPAN YANG DILAKUKAN SEBELUM DAN SESUDAH PRESENTASI

1. Tahap Persiapan

Dalam tahap persiapan ada beberapa hal yang harus Anda lakukan diantaranya adalah menentukan topik, menetapkan tujuan, mengenali situasi dan mengenali audiens, menyusun materi, menentukan pendekatan yang digunakan, menyusun desain slide, dan latihan.

Menentukan Topik

Apa topik yang akan saya sampaikan? Apakah topik ini dibutuhkan audiens? Mengapa saya menyampaikan topik ini?

Itulah beberapa pertanyaan yang perlu Anda tanyakan pada diri Anda sebelum menentukan topik presentasi. Dengan begitu Anda akan mudah menemukan topik dengan tepat dan sesuai dengan kebutuhan audiens. Usahakan topik Anda menarik dan menggugah audiens untuk mendengarkan.

Menetapkan Tujuan

Apa yang Anda harapkan dari presentasi Anda? Jawaban dari pertanyaan ini yang akan menjadi arah dari presentasi Anda. Setiap presentasi harus punya tujuan. Dengan memiliki tujuan, Anda akan lebih baik dalam melakukan persiapan, lebih berhati-hati dalam tindakan, tampil lebih cerdas dan tepat sasaran, tentunya dengan hasil akhir yang berkesan bagi audiens. Buat tujuan Anda dengan jelas, bisa dicapai dan Anda tahu betul bagaimana mencapainya.

Mengenali Situasi dan Audiens Anda

Mengenali situasi dan mengenali audiens akan membuat Anda jauh lebih tenang. Dalam hal ini Anda perlu melakukan koordinasi dengan audiens, atau panitia penyelanggara untuk menanyakan hal-hal yang ingin Anda ketahui. Seperti, dalam acara apa Anda melakukan presentasi, berapa lama waktu untuk presentasi, presentasi dilakukan di luar ruangan atau di dalam, adakah sarana pendukung yang digunakan, siapa saja yang akan hadir, berapa usia mereka, bagaimana tingkat pendidikannya, apa jabatannya, berapa rasio jumlah laki-laki dan perempuan, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan Anda.

Menyusun Materi

Langkah selanjutnya adalah menyusun materi. Dalam menyusun materi dibutuhkan kejelian dan ketepatan. Kenapa harus jeli dan tepat? Kejelian berhubungan erat dengan kemampuan presenter dalam memilih sumber yang bisa dipercaya sedangkan ketepatan berhubungan dengan kesesuaian materi dengan apa yang dibutuhkan oleh audiens. Jadi sebagai presenter yang baik, Anda tidak bisa asal-asalan dalam menyiapkan materi yang akan Anda sampaikan.

Ada syarat yang harus dipenuhi dalam menyusun materi, antara lain materi harus sesuai dengan topik, update dan terpercaya. Anda bisa mendapatkan materi dari pengalaman pribadi, buku, jurnal, hasil penelitian, majalah, internet atau koran. Satu lagi yang harus Anda pahami, jangan membuat materi yang terlampau banyak dan jangan gunakan kata atau kalimat yang Anda sendiri tidak memahaminya.

Menentukan Pendekatan yang Anda Gunakan

Setiap presentasi membutuhkan metode yaitu sebuah pendekatan yang Anda gunakan dalam menyampaikan materi. Metode yang baik adalah metode yang sesuai dengan topik yang Anda sampaikan. Ada beberapa metode yang bisa Anda terapkan diantaranya ceramah, eksperimen, simulasi, demonstrasi, ceramah plus dan lain-lain. Silahkan Anda eksplorasi metode yang paling cocok dengan topik Anda. Keberhasilan Anda memilih metode yang tepat akan membawa Anda menjadi presenter yang lebih efektif.

Menyusun Slide Presentasi

Jika presentasi Anda menggunakan slide, maka langkah selanjutnya adalah menyusun slide presentasi Anda semenarik mungkin. Dalam membuat slide ada beberapa prinsip yang harus Anda pahami.

§  Sederhana

§  Konten yang kuat

§  Font yang indah

§  Gambar yang menarik dan sesuai

§  Penggunaan warna yang tepat

§  Mematuhi prinsip CRAP, yaitu contrast atau kontras, repetition atau pengulangan , Alignmentatau perataan dan proximity atau  kedekatan.

Dengan mematuhi enam prinsip di atas Anda akan mampu membuat slide yang menarik dan tampil beda.

Latih Presentasi Anda

Semua pembicara handal selalu melakukan latihan sebelum melakukan presentasi. Dengan latihan yang baik Anda akan lebih percaya diri, mampu menyesuaikan materi dengan waktu, dan Anda akan menemukan cara terbaik dalam menyampaikan presentasi.

2. Tahap Membawakan

Dalam membawakan presentasi Anda bisa menggunakan struktur tiga bagian, yaitu pembukaan, pembahasan dan penutup.

Membuka Presentasi

Presentasi yang baik dimulai dengan pembukaan yang baik.

Pembukaan yang baik sangat menentukan keberhasilan sebuah presentasi sebagaimana pembukaan yang buruk juga cenderung membuat presentasi menjadi gagal. Ada banyak cara untuk membuka presentasi dengan menarik, diantaranya dengan cerita, mengajukan pertanyaan, menggunakan kutipan, menunjukkan data dan fakta, menggunakan intermezzo, menjelaskan maksud dan tujuan atau menggunakan humor. Anda tinggal memilih mana yang paling cocok untuk diri Anda.

Pembahasan

Ini adalah tahap inti dari presentasi Anda. Disinilah secara keseluruhan materi Anda sampaikan. Anda harus menjelaskan materi Anda secara tersetruktur dan jelas, selain itu Anda juga harus terampil menggunakan transisi antar sub topik, supaya audiens memperoleh kejelasan alur presentasi Anda. Sampaikan materi dengan penuh antusias dan semangat, optimalkan bahasa tubuh dan intonasi suara Anda. Buat audiens Anda terlibat dalam presentasi Anda dengan mengajukan pertanyaan, mengajak audiens Anda bergerak dan mempengaruhi emosi mereka dengan cerita yang inspiratif. Jika ini Anda lakukan dengan baik, maka apa yang menjadi tujuan presentasi Anda akan tercapai.

Menutup Presentasi

Jangan pernah tinggalkan audiens Anda dengan kebingungan, tapi tinggalkan mereka dengan sesuatu yang bermakna yang akan mereka ingat selama-lamanya. Tutup presentasi Anda dengan menyimpulkan inti dari presentasi Anda, buatlah dalam kalimat pernyataan, selanjutnya sampaikan call to action Anda. Satu lagi yang perlu Anda catat, jangan pernah menutup presentasi Anda dengan kalimat yang terlampau panjang dan jangan minta maaf.

Itulah tiga langkah yang bisa Anda lakukan dalam membawakan presentasi. Lakukan itu dengan baik dan Anda akan diingat audiens sebagai presenter yang menginspirasi.

Catatan penting:

Sebelum tampil ada beberapa hal yang harus Anda lakukan yaitu datang lebih awal, periksa kondisi ruangan, peralatan pendukung dan hal-hal teknis yang lain.

3. Tahap Evaluasi

Ini adalah satu kebiasaan positif yang harus Anda lakukan setelah selesai melakukan presentasi. Hal ini saya maksudkan untuk mengevaluasi mana-mana yang tidak berjalan sesuai rencana, mana yang harus mendapat perbaikan dan mana yang harus dipertahankan. Dan yakinlah ini akan memberikan dampak positif untuk presentasi Anda selanjutnya.

Demikianlah langkah-langkah yang bisa Anda lakukan dalam menampilkan presentasi yang cerdas dan meyakinkan. Semoga bisa membantu Anda menampilkan presentasi yang lebih baik. Sekarang saatnya Anda rubah dunia Anda dengan menjadi pembicara hebat dan menginspirasi.

C.      ALAT BANTU PRESENTASI DAN MANFAATNYA

Presentasi pada saat ini tidak bisa lepas dari kecanggihan teknologi, tentu hal ini bukan tanpa alasan, teknologi bisa mengoptimalkan penyampaian pesan dari presenter kepada Audiens. Pesan yang di sampaikan presenter akan lebih mudah di cermati dan di pahami oleh Audiens .

Setiap orang memiliki perbedaan dalam menerima suatu pesan yang di sampaikan oleh pembicara/pemberi pesan. Ada yang mudah menerima pesan dalam bentuk audio/suara, gambar/visual, atau keduanya. Sebagai pemberi pesan yang baik, kita harus memahami karakter Audiens, yakni dengan cara mempersiapkan segala hal yang dapat membantu kegiatan presentasi. Dan salah satunya adalah dengan alat bantu,  bisa berupa audio maupun visual, warna background. Dan berikut beberapa alat bantu yang biasa digunakan dalam kegiatan presentasi.

·         Microphone dan sound adalah salah satu alat yang sering digunakan untuk mendukung kegiatan presentasi. Ruangan yang besar dengan audiens yang banyak akan mengurangi kekuatan volume suara si presenter dan tentunya audiens tak bisa menangkap apa yang di sampaikan oleh presenter. Apalagi jika di ruangan tersebut terjadi keganduhan, bisa di pastikan kegiatan presentasi tersebut tidak akan efektif.

·         Proyektor dan Layar sudah sering di pakai dalam berbagai acara, entah itu seminar, workshop, kuliah umum, pokoknya semua yang berhubungan dengan presentasi. Alat ini dapat meningkatkan efektivitas penyampain pesan dari pemberi pesan terhadap audiens. Alat ini dapat menyampaikan pesan dalam bentuk visual, karena menurut beberapa orang penyampaian pesan dalam bentuk gambar atau visual akan lebih mudah di pahami oleh audiens di bandingkan audio, seperti kata pepatah “sebuah gambar berbicara seribu kata”. Biasanya alat ini dipakai untuk menyampaikan slide ataupun video pendukung presentasi.

·         Laptop dan Komputer sudah bukan barang yang asing lagi dalam kehidupan sekarang. Seakan-akan barang kebutuhan pokok saja, laptop dan komputer sangat mudah di temukan di berbagai tempat, baik di sekolah, perkantoran, rumah-rumah, pusat perbelanjaan, dan di tempat-temppat lainya. Begitupun dengan kegiatan presentasi, alat ini sangat membantu presenter untuk menyampaikan pesanya kepada audiens, entah dalam bentuk audio maupun visual. Biasanya presenter akan menampilkan power point, file dokumen, suara, maupun video dengan laptop.

·         Papan tulis memang sudah jarang dipakai  di acara presentasi. Namun adakalanya papan tulis itu masih bisa terpakai untuk mendukung jalanya sebuah presentasi. Papan tulis biasa dipakai untuk menggambarkan suatu hal yang di anggap susah untuk disampaikan oleh sebuah kata-kata, selain itu, papan tulis bisa memperjelas apa yang disampikan oleh presenter.

·         Laser pointer, Alat ini digunakan untuk memudahkan presenter dalam menjelaskan materi yang ditampilkan dalam bentuk slide power point, presenter tak usah bolak-balik untuk menekan tombol “next” atau menggerakan kursor pada laptop, presenter cukup menekan tombol pada laser pointer untuk melanjutkan ke tampilan slide berikutnya atau kembali pada slide sebelumnya dan presenter bisa mengganti fungsi kursor pada laptop dengan cahaya laser pada alat ini.

·         Power Point adalah aplikasi keluaran windows, aplikasi ini adalah salah satu aplikasi yang paling sering digunakan di seluruh dunia untuk kegiatan presentasi. Aplikasi biasanya dipakai oleh perusahaan-perusahaan, sekolah, organisasi, pemerintahan, dan lain sebagainya.

D.      PENTINGNYA MENGANALISA AUDIENCE SAAT PRESENTASI

Berapa pun jumlah audiens dalam presentasi tidak akan menjadi masalah, apabila kita telah memiliki persiapan yang baik. Persiapan yang baik ini tidak hanya mencakup penguasaan materi dan sistematika alur pikir, tetapi juga mengenali audiens. Kesiapan materi dan sistematika alur pikir tidak selalu menjamin kesuksesan sebuah presentasi, jika tidak di dukung dengan audiens yang tepat.

Mengenal audiens itu penting, sehingga tidak bisa disepelekan. Pasti kita pernah mendengar sebuah pepatah yang mengatakan “Tak Kenal Maka Tak Sayang”. Logikanya, bagaimana mungkin kita bisa memberikan sesuatu kepada audiens jika kita tidak mengenal mereka. Jika antara presenter dan audiens tidak saling kenal, maka bisa berdampak pada sebuah mis komunikasi. Kalau sudah begini maka presentasi yang Anda lakukan sia-sia belaka.

Mengenali audiens. Inilah yang membedakan seorang presenter hebat dari sekumpulan para pelaku presentasi yang biasa saja.

Seorang presenter hebat akan terlenbih dahulu berusaha menenali kepada siapa mereka berbicara, kemudian menyesuaikan diri isi pembicaraan agar relevan dan aktif

Para presenter biasa tidak merasa penting untuk mencari tahu siapa audiensnya. Mereka hanya akan memberikan presentasi yang sama kepada berbagai audiens yang berbeda (Muhammad Noer)

Semba Biawan dalam bukunya yang berjudul Your Word Your Power juga menjelaskan “dalam program Effective Business Presentation kita pelajari bahwa sebelum presentasi dilakukan kita perlu melakukan Audiens Analysis, yaitu mengenal siapa yang bakal menjadi audiens kita, kepada siapa kita akan berbicara, yang menyangkut jabatan, latar belakang pekerjaan, tingkat pendidikannya rata-rata usia dan sebagainya. Hal ini dilakukan agar kita bisa mempersiapkan diri untuk menerapkan cara dan teknik presentasi yang sesuai dengan kebutuhan audiens”.

E.       PENTINGNYA PRESENTASI BISNIS

Dalam dunia bisnis, peran presentasi bisnis cukup penting, karena dengan presentasi sebuah informasi produk barang atau jasa akan lebih dikenal dan tentunya akan memberikan keuntungan sendiri dalam penjualan sebuah produk. Presentasi juga sering digunakan untuk menyampaikan suatu gagasan kepada orang lain. Apa saja keuntungan presentasi bisnis?? berikut ini penjelasanya.

1.       Efisien.
Dalam jangka panjang presentasi dapat menghemat waktu. Kita semua tahu, bahwa mengirimkan memo, laporan (proposal) dan surat membuat orang menunggu jawaban, bisa berhari-hari, berminggu-minggu, atau berbulan-bulan. Bahkan mungkin berada pada timbunan yang tidak pernah terjawab. Melalui presentasi lisan, Anda dapat menerima tanggapan dengan cepat. bila ada penundaan umpan balik, setidaknya Anda mengetahui bahwa presentasi Anda telah didengarkan.

2.       Efektivitas.
Komunikasi tatap muka memungkinkan Anda mengamati umpan balik verbal dan non verbal.Sebagai penyaji , Anda dapat memahami arti naiknya alis mata pendengar ketika memberikan harga yang mahal. Andapun dapat melihat anggukan dan senyuman bila Anda mengesankan. Anda dapat memberi penjelasan tambahan jika penyimak tampak bingung. Bila audien (khalayak) yamulai melihat arloji, Anda secepatnya mengakhiri presentasi.

3.       Pengaruh.
Media lisan menawarkan pengungkitan peluang pada saat Anda mencoba mempengaruhi khalayak. Sebagai contoh, sebagian besar orang sulit mengatakan "tidak" jika berhadapan langsung secara pribadi.

Saking pentingnya sebuah presentasi, seringkali proposal tertulis yang dilampirkan diabaikan dan orang lain lebih tertarik dengan bagaimana kita menyampaikan sebuah informasi maupun gagasan dari lisan serta visualisasi kita.

SUMBER:

1.       WIKIPEDIA

2.       http://www.presentasi.net/langkah-presentasi-cerdas-meyakinkan/

3.       http://place4write.blogspot.co.id/2013/10/optimalisasi-alat-bnatu-presentasi.html

4.       http://cafemotivasi.com/mengenali-audiens-sebelum-presentasi/

http://tik.sman7-bjm.sch.id/artikel/pentingnya-presentasi-dalam-dunia-bisnis.html